Formulaire de demande d'accès
Permettez à vos clients de demander l'accès ou la rectification de leurs renseignements personnels.
📜 Ce que dit la loi
La Loi 25 donne à toute personne le droit :
- D'accéder aux renseignements personnels qu'une organisation détient sur elle
- De demander leur rectification s'ils sont incomplets, inexacts ou équivoques
Les entreprises doivent prévoir un moyen clair et simple pour recevoir et traiter ces demandes. Le formulaire doit permettre de :
- Identifier le demandeur
- Préciser le type de demande (accès ou rectification)
- Décrire les renseignements visés
- Indiquer comment la réponse sera transmise
- Fournir la signature du demandeur et la date
🏢 Pour une PME
Un formulaire simple, clair et standardisé aide à :
Important à savoir
Vous avez 30 jours pour répondre à une demande d'accès ou de rectification. Un délai supplémentaire de 10 jours peut être accordé dans certains cas, mais vous devez en informer le demandeur avant l'expiration du délai initial.
💡 Exemples concrets
Exemple 1 : Une école privée met en ligne un formulaire PDF permettant à un parent de demander la rectification de l'adresse inscrite au dossier de son enfant.
Le parent complète le formulaire, l'envoie par courriel au RPRP, qui confirme la réception, effectue la modification et répond dans un délai de 15 jours.
Exemple 2 : Un commerce en ligne ajoute un lien "Mes données personnelles" dans le pied de page de son site, menant vers un formulaire web.
Les clients peuvent y demander une copie de leurs données ou leur suppression. Chaque demande génère automatiquement un courriel au RPRP avec un numéro de suivi.
⚠️ Erreurs à éviter
- Ne pas offrir de formulaire et demander aux gens "d'envoyer un courriel libre"
- Ne pas préciser les pièces justificatives requises
- Ne pas indiquer les délais de réponse
- Oublier de consigner la demande et la réponse dans un registre interne
🛠️ Instructions pas à pas
✅ Checklist — Étape 7 complétée ?
- J'ai un formulaire officiel pour les demandes d'accès/rectification
- Le formulaire est accessible à mes clients
- Je sais qui traite ces demandes dans mon entreprise
- Je connais le délai légal de réponse (30 jours)
- J'ai un registre pour documenter les demandes et réponses
- Les pièces justificatives requises sont précisées
📄 Gabarits inclus dans le Kit Loi 25
- Modèle de Formulaire de demande d'accès ou de rectification de renseignements personnels